ANONYMOUS HR TOOL 問卷調研

我想跟你們講一個我們團隊親手做過的專案，說它徹底解放了一個HR團隊，一點都不誇張。事情發生在一家匿名的汽車科技公司，在東南亞有一個分公司，大概3000多個員工，但HR團隊只有10個人。你想想，這點人要負責全公司的HR需求，根本忙不過來。

當時他們找我們是因為一個看似不起眼的問題：員工要開在職證明或收入證明這些標準信件，流程特別繞、特別慢。一封信，從申請到拿到手，動不動就得三四天。我們做了輪內部調研，主要是訪談和觀察他們日常是怎麼處理這些需求的。調查結果一出來我們全傻了眼：他們每個月在這事上，居然要花掉53個工作日。你沒聽錯，不是53小時，是53天。

你可能會問，怎麼會浪費這麼多時間？我們把整個流程拆了一下，問題根本不在技術複雜，而是因為這流程完全靠人肉在跑——員工要發郵件申請信件，HR再回一封告知“我們需要3天處理”，再問員工一些必要資訊，等員工回信後再套模板、人工填寫、再回郵件通知，然後員工還得抽空跑到HR辦公室去取，有時候人還正好午休，得來回跑幾次。整個流程7步，步步都得人來確認。

我們下的決心也很簡單：必須自動化。我們先跟HR一起列出最常開的幾類信，比如Employment Certificate、Salary Certificate這類標準格式，然後我們在系統裡設計了一個模組，讓員工自己選信的型別，填上基本資訊，比如員工編號，系統就能自動調出他的職位、入職時間、部門、工資等等，套用官方模板生成PDF。當場預覽、當場下載，幾分鐘內就能拿到，而且是蓋章版的，不用等HR審批。

以前HR一天要處理幾十封郵件，現在大部分員工根本不需要找他們，自己就能搞定。那些特別複雜的信，比如要加特殊說明或者自定義格式的，HR才需要手動處理。

系統上線之後，我們追了一下資料，從原本的53個工作日，直接降到21天，整整節省了60%的時間成本。而且更關鍵的是，HR終於不用困在這種重複性勞動中，有時間去做員工培養、流程最佳化這些更有價值的事。

我印象特別深的是，有個叫Ramankuty Vikram的員工，之前每次申請信件都得請假跑三趟，後來我們上線系統後，他當天上午填完，下午就把PDF打出來寄去簽證部門了，特地發了封郵件感謝我們。他說：“This is the first time I feel HR works like a tech company.”

聽到這句話的時候我特別有感觸。我們並不是做了一個華麗的功能，而是看到了一個真實存在的痛點，認真去解，最後把一個低效流程變成了高效服務。這也是為什麼我一直相信，UX真正能發光的地方，往往不在首頁，也不在banner，而是在這些被忽略的角落裡。